So liefern die Produktspezifikationen von Duolingo umfassenden Kontext für alle Beteiligten (mit einer Vorlage, die auch du verwenden kannst)

Wenn Teams größer werden, wird es entsprechend schwieriger, Informationen zu organisieren. Dies führt zu Unklarheiten und dazu, dass die Mitarbeitenden nicht wissen, was sie entwickeln sollen, warum die Entwicklung wichtig ist oder wie sie die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Partner/-innen so organisieren können, dass sie skalierbar ist.

Natalia Castillejo, Group Product Manager bei Duolingo, kennt dies aus eigener Erfahrung mit der Produktorganisation. Genehmigungen erfolgten ad hoc, wichtige Informationen (wie PRDs, Forschungsergebnisse oder Strategiedokumente) ließen sich nur schwer auffinden und Meetings verliefen nicht zielführend.

Also setzte sich ihr Team zusammen, um die folgende Frage zu klären: Wie stellen wir sicher, dass alle über die erforderlichen Informationen verfügen, um bessere und intelligentere Entscheidungen bei der Produktentwicklung zu treffen?

Natalia und ihr Team überarbeiteten daraufhin ihr Produktspezifikationsdokument in Notion. Das Dokument bildet die zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Informationen und führt Kontext sowie detaillierte Erkenntnisse zusammen. So bleiben alle auf Kurs, um das bestmögliche – und wirkungsvollste – Produkt auf den Markt zu bringen.

Produktteams nehmen oft eine zentrale Position im Unternehmen ein und arbeiten mit fast allen anderen Teams zusammen. Doch nicht alle Beteiligten benötigen für ihre Arbeit dieselbe Detailkenntnis.

„Wenn die betreffenden Teams wie in unserem Fall über die gesamte Produktorganisation verteilt sind, ist es umso wichtiger, für eine konsistente und einheitliche Entwicklung zu sorgen“, so Natalia. „Wenn die Beteiligten nicht über die richtigen Informationen verfügen, kann das die Entwicklung des angestrebten Produkts behindern.“

Beispielsweise könnte die Unternehmensleitung eine allgemeine Übersicht über die Arbeit anfordern, während funktionsübergreifende Partner/-innen detailliertere Informationen darüber benötigen, was mit den Produktspezifikationen getestet werden soll.

Natalia hat zwei Abschnitte erstellt, um sicherzugehen, dass allen die richtigen Informationen zur Verfügung stehen.

Mithilfe des Abschnitts Hypothesen wird das Experiment bis ins Detail definiert. Das Team orientiert sich an einem geeigneten Framework, um sicherzustellen, dass jede Hypothese möglichst wirkungsvoll ist.

Alle Hypothesen sollten sich durch Folgendes auszeichnen:

1. Vorläufigkeit: Die Hypothese kann basierend auf dem Ergebnis eines oder mehrerer Experimente optimiert werden.

2. Falsifizierbarkeit: Die Hypothese kann widerlegt werden.

3. Überprüfbarkeit: Es lassen sich Nachweise dafür sammeln, dass die Hypothese zutrifft oder nicht zutrifft.

4. Verallgemeinerbarkeit: Erkenntnisse über die Hypothese aus einem Experiment lassen sich auf künftige Experimente übertragen.

Darauf aufbauend erstellt das Team eine einfache einzeilige Beschreibung, um der Unternehmensleitung oben im Dokument einen allgemeinen Überblick über das Experiment zu vermitteln. Mit dieser kurzen Beschreibung wird jedoch nicht nur das Produktexperiment dargelegt.

Die verschiedenen Aspekte der Hypothese bieten allen Lesenden genügend Informationen, um die Abläufe sowohl auf übergeordneter Ebene als auch im Detail zu erfassen.

Je funktionsübergreifender ein Projekt ausgerichtet ist, desto schwieriger wird es, alle parallelen Workstreams und Updates zu vereinheitlichen. Dies wirkt sich negativ auf die Zusammenarbeit der Teams aus, da ihnen wichtiger Kontext fehlt.

Natalia fiel auf, dass viele dieser Herausforderungen bei Meetings zur Überprüfung der Produktspezifikationen offensichtlich wurden. Gespräche verliefen ungezielt und unproduktiv und ließen das Team mit mehr Fragen als Antworten zurück.

Daher haben Natalia und ihr Team Bereiche integriert, welche die Arbeitsprozesse über die gesamten Produktspezifikationen hinweg besser verbinden und mehr Kontext zu den getesteten Aspekten liefern:

• Im Abschnitt Meeting-Ziele werden die einzelnen Überprüfungen der Produktspezifikationen definiert, sodass dem Team mit Ende jedes Meetings konkrete Feedback-Punkte vorliegen.

• Hintergrund und Zusammenfassung der Änderungen – hier greift das Team die als Einzeiler formulierte Hypothese auf, führt sie näher aus und bezieht Erkenntnisse aus früheren Experimenten ein.

• Im Bereich Zugehörige Arbeitsprozesse werden Dokumente, Forschungsergebnisse, Meeting-Notizen oder Aufgaben erfasst, die für das Projekt relevant sind.

• Im Abschnitt Design und Interaktion bindet das Team Design-Dateien von Figma sowie zusätzliche Screenshots ein, um präzise darzustellen, welche Änderungen am Produkt vorgesehen sind.

Durch das Zusammenführen von Informationen in den Produktspezifikationen bleibt es funktionsübergreifenden Partner/-innen erspart, in mehreren Tools nach Informationen suchen oder befürchten zu müssen, dass sie den Anschluss verlieren. Notion bietet eine zentrale Informationsquelle, die alle Teile des Projekts verbindet, sodass den Teams die richtigen Informationen zur Verfügung stehen und sie diese in Zukunft leicht finden können.

Für Natalia stellt das Erfassen von Feedback eine Möglichkeit dar, aussagekräftige Einblicke zu den Produktspezifikationen zu gewinnen, Ideen weiterzuentwickeln und Pläne für neue Produkte zu entwerfen – alles basierend auf echten Nutzerdaten.

Für ein schnell agierendes Produktteam wie das von Natalia ist es besonders wichtig, solches Feedback zu erhalten, um sicherzustellen, dass die Entwicklung zielgerichtet erfolgt (und der Umfang nicht unbemerkt ausufert). Natalia und ihr Team haben die Produktspezifikationen überarbeitet, um quantitatives und qualitatives Feedback zu berücksichtigen.

Im Abschnitt Quantitatives Feedback werden dem betreffenden Projekt die jeweils wichtigsten Metriken zugeordnet. Er ist in drei Bereiche untergliedert:

• Erfolgsmetriken: was mit dem Experiment getestet werden soll. Oft stimmen diese Angaben mit den Team-OKRs überein. Beispiele: „Tagesumsatz“ oder „tägliche aktive Nutzer/-innen“.

• Funktionsmetriken: die Wirkung der getesteten Funktion. Beispiel: „Anzahl der Nutzer/-innen, die ein kostenloses Probe-Abo über die Funktion abschließen“

• Leitplankenmetriken: wichtige zu überwachende Geschäftsmetriken, die durch das betreffende Experiment negativ beeinflusst werden könnten. Beispiel: „Funktion kann den Tagesumsatz steigern, könnte aber die Zahl der täglichen aktiven Nutzer/-innen verringern“.

Der Abschnitt Qualitatives Feedback enthält Kommentare aus internen Tests sowie aus formaler Nutzerforschung. Das Feedback bietet die Möglichkeit, jenseits der Zahlen eine andere Art von Einblick dazu zu vermitteln, was möglicherweise geändert werden muss und worauf künftig aufgebaut werden kann.

Arbeitsprozesse sind effektiver, wenn alle – dein Team ebenso wie Partner/-innen und Führungskräfte – an einem Strang ziehen. Doch wenn der Kontext diffus und die Auswirkungen unklar sind, ist es fast unmöglich, effektiv zu arbeiten.

Aus diesem Grund hat Duolingo diese Vorlage für Produktspezifikationen in Notion erstellt. Sie hilft dem Produktteam des Unternehmens, Informationen so zu verbinden und zu organisieren, dass alle in dieselbe Richtung steuern. Da Kontext und klare Informationen an zentraler Stelle vorliegen, ist das Team effektiver und fokussierter als je zuvor.

Um die Vorlage von Duolingo auszuprobieren, dupliziere sie hier.